在扫描仪的发展之前，将论文用于所有文档目的。这导致聚类和存储很快就耗尽了。此外，由于文件很容易损坏，因此很难组织和保存信息。这不是最有生产力的方式。
然后是数字扫描仪，管理信息从未如此简单。这些设备将纸张转换为数字格式，该格式可以通过某些软件进行组织。该软件称为电子归档系统。使用此类文件系统的好处包括节省空间和资源以及更好的生产率。
大纲
在电子归档系统中要寻找的关键功能是什么？
电子归档系统可能具有许多不同的功能，但最重要的两个功能是能够检索信息并首先捕获信息的能力。
- 从扫描文件中捕获信息 -一个好的归档软件应该能够直接扫描数字文档。诸如自动文档分离之类的功能，光学字符识别非常方便。
- 从印刷文档中捕获信息 -电子归档软件通常具有虚拟打印机，可捕获文档并将其存储在备案系统中。但是，您将无法编辑这些文档。
- 保存功能 -一个良好的归档软件应该能够与其他程序的函数相匹配。这使捕获文档变得更加容易。
- 文件检索器 -好的归档软件应允许您完整访问文件和文件夹。结果，选择将文件存储在常规文件夹中的备案软件。许多备案软件使访问文件变得非常困难和笨拙。
什么是电子文件柜？
电子机柜的含义与物理机柜相似。电子归档软件中的文档被组织成不同的机柜。这些橱柜进一步组织成不同的文件夹和抽屉。因此，它们是组织内容的好方法。用户可以轻松地浏览系统或使用关键字来搜索机柜。
如何建立电子归档系统？
设置取决于您使用的软件。如果您使用基于数据库的系统，则可能需要专业人员的帮助来设置并维护它。另一方面，如果您使用将文件组织到常规文件夹中的软件，那么它将能够访问您已经拥有的文件并组织它。如果您在网络上，则需要将文件放在共享网络文件夹中。
建立在线归档系统的最佳方法是什么？
存储文件的最佳场所是您的系统，因为它允许您完全访问和控制您。但是，考虑到在线归档系统的好处，我们建议使用基于云的服务，例如Google Drive和OneDrive。这使您可以将归档系统保存在个人设备上，同时将其镜像到云到云。它导致类似的文件夹布局。但是，如果您使用使用数据库存储文件的备案系统，则Google Drive和OneDrive无益。
哪个是最好的备案软件？
这是一个非常普遍的问题，很难回答。任何允许您轻松捕获信息的归档软件，同时还允许完整访问以检索信息是好的。如果您想要一个名称，我们建议使用Fifecenter DMS。
结论
我们希望您喜欢最佳电子备案软件的阅读。有许多很棒的备案软件可供选择，我们给您决定一个。对于有关内容的任何查询，请写信给我们。
